Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.
Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).
- В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
- Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
- В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
- В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
- 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
- В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
- 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов. - В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
- В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
- В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.
Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.
Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.
Учет рабочего времени - очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.
Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.
Для чего он нужен
Табель учета рабочего времени - это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.
На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.
Варианты форм
Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.
Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.
Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.
Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.
Как правильно заполнить
Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:
- таблица существует в единственном экземпляре;
- заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
- запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.
При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.
Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация - ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима - опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.
Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12
В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – , структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.
В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной - РВ, а ежегодный отпуск - ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.
Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.
Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.
Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».
Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.
Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.
В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику - сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.
Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».
Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:
- ведется в единственном экземпляре;
- открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
- используется без изменений типовой формы.
Принято также два порядка регистрации - сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.
В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.
Первые четыре графы заполняются сразу - это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.
Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.
Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:
| Наименование показателя | Код |
| Выходные и нерабочие праздничные дни | В |
| Работа в ночное время | Н |
| Выполнение государственных обязанностей | Г |
| Очередные и дополнительные отпуска | О |
| Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам | Б |
| Отпуск по уходу за ребенком | ОР |
| Часы сверхурочной работы | С |
| Прогулы | П |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН |
| Неявки с разрешения администрации | А |
| Выходные по учебе | ВУ |
| Учебный дополнительный отпуск | ОУ |
| Замещение в 1 — 3 классах | ЗН |
| Замещение в группах продленного дня | ЗП |
| Замещение в 4 — 11 классах | ЗС |
| Работа в выходные и нерабочие праздничные дни | РП |
| Фактически отработанные часы | Ф |
| Служебные командировки | К |
Как обозначается отпуск
Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.
Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.
По графику
На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.
За свой счет
Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно - отпуск без сохранения заработной платы.
Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску - свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».
Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.
Учебный
Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.
Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.
По беременности и родам
Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.
По уходу за ребенком
А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».
Работа с документами - это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.
Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:
Какие формы утверждены для ведения учета рабочего времени? Как правильно заполнять простой бланк учета рабочего времени? В этой статье мы расскажем о том, как правильно заполнять бланки документа. На нашем сайте вы также сможете скачать простой бланк табеля учета рабочего времени.
Табель для учета рабочего времени на одном листе
Табель рабочего времени бланк на одном листе а4 excel по форме №Т-13 начинается с указания сведений о работодателе:
- Название предприятия
- Код по ОКПО
- Наименование подразделения (если имеется).
Когда без формы Т-13 не обойтись,
Табель учета рабочего времени, бланк скачать на одном листе а4 который доступен для скачивания на этом сайте, содержит список всех работников каждого предприятия или подразделения. ФИО каждого специалиста нужно указывать полностью. При заполнении документа в 1 и 3 верхних строках цифровым или буквенным кодом вписывается причина неявки/явки. В строках №2 и №4 указывается общее число отработанных и пригулянных часов.
Упрощенный табель рабочего времени
Бланк табеля рабочего времени упрощенный в ворде и excel по форме Т-12 ведется в одном экземпляре. Предусмотрено 2 варианта заполнения этого документа:
- В форме указываются явки и пропуски сотрудников
- В документ заносят только отклонения, а именно простои и пропуски работы.
В любом случае упрощенный excel содержит сведения 2 типов:
- Цифровой или буквенный код, который свидетельствует о том, присутствовал сотрудник на рабочем месте или нет
- Общее число часов, которые специалист провел на рабочем месте.
Заполненный бланк табеля рабочего времени упрощенный, скачать бесплатно который доступен для скачивания на этой странице, передается в бухгалтерию.
Для чего используют табель
Учет проработанного времени – это не прихоть работодателей, а обязанность, оговоренная в трудовом законодательстве. Вести учет обязаны не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели. Для этой цели Госкомстат разработала 2 бланка - №Т-12 и №Т-13.
Бланк листа учета рабочего времени был утвержденный Госкомстатом 05 января 2004 года. Этот документ помогает:
- Вести учет времени, которое работник отработал на предприятии
- Следить за тем, как соблюдается трудовой график
- Получить официальное доказательство о том, сколько времени проработал на предприятии каждый подчиненный для расчета заработных плат и составления статистических отчетов.
Скачать чистый бланк word которого можно на нашем сайте, дает возможность бухгалтеру подтвердить правомерность начислений той или иной суммы. Этот документ также очень важен для сотрудников кадрового отдела, ведь позволяет узнать, в какие дни отсутствовал и присутствовал на работе сотрудник, чтобы наложить взыскание на него.
Табель учета рабочего времени, скачать бесплатно в excel который вы сможете ниже, зачислен трудовым законодательством к документам, которые уволенный работник получает по запросу.
Посмотрите видео
Время работы каждого сотрудника подлежит регламентированию, как в установлении нормы, так и в ее соблюдении. Для этих целей составляется табель учета. Данный документ включает в себя основные данные по отработанным сменам. Учитывается также и количество прогулов сотрудников.
Табель учета рабочего времени — назначение и использование
Основное назначение табеля рабочего времени — это наглядное отображение информации по трудовой выработке сотрудника. На основе этих данных начисляется заработная плата работника. Такой аспект становится основной целью ведения данного документа.
Однако использование подобного образца актуально и в других вопросах. При анализе ситуации с производительностью, часто возникает необходимость рассчитать потери трудового времени . Такой образец документации позволяет получить наглядную информацию за определенный календарный период. Однако в ситуации, когда необходимо сделать фотографию рабочего времени или хронометраж, данный образец документации не представит нужных сведений.
Бланк документа имеет законодательно установленную форму для предоставления бухгалтерии кадровой информации.
При этом имеются два основных образца, которые заполняются в зависимости от способа фиксирования информации:
- форма Т-12 используется для заполнения бланка в формате А4, такой вариант актуален при ручном внесении данных;
- образец Т-13 представляет собой электронную таблицу, в нее данные могут вноситься как автоматически программой, так и вручную, но уже в электронном формате.
Выбор бланка зависит от внутреннего порядка ведения отчетности. Допустимо использование обоих вариантов или смешанной системы.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении бланка могут использоваться условные обозначения. Их стандартизированный список представлен в форме Т-12, однако ее для удобства можно добавить и в электронный вариант. В данном перечне буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени имеют прописанный код.
При внесении данных в бланк могут равнозначно указываться как буквенные значения, так и цифровые. Чаще всего используется первый вариант, поскольку он обычно удобнее — по первым буквах, на основе которых составлено обозначение, легче ориентироваться.
Обязанность ведения табеля учета рабочего времени
Обязанность внесения информации в данный бланк зависит от размера организации. Если это небольшая компания, то весь персонал может учитываться одним лицом. Однако если имеются структурные подразделения и филиалы, то целесообразнее назначать ответственных лиц по каждому отделу.
Для определения обязанности издаются приказы на каждого сотрудника, который назначается для заполнения данного образца документации. Данный сотрудник подготавливает документ и подписывает его. Руководитель отдела, в ведении которого находятся указанные работники, также подписывает форму, после чего она направляется в бухгалтерию.
Как правильно заполнить табель учета рабочего времени
Правила заполнения табеля учета рабочего времени предписывают определенный порядок во внесении информации.
Поскольку формы Т-12 и Т-13 имеют несущественные различия, то их заполнение мало отличается. Порядок действий выглядит следующим образом:
- в соответствии с основной документацией указывается наименование организации, а также структурного отдела, если образец учитывает лишь одно из подразделений;
- проставляются даты заполнения бланка и нумерация;
- отчетный период учитывает то время, за которое вносится информация;
- для заполнения второго и третьего столбцов используются данные, указанные в личных карточках сотрудников;
- далее в графы вносятся все явки и прогулы, согласно посещаемости работника, используются как буквенные, так и кодовые обозначения, после чего подсчитывается промежуточное и общее количество отработанных смен в часах и днях;
- в последней графе на каждого сотрудника указывается количество праздничных и выходных дней.
Информация по второму разделу вносится непосредственно бухгалтерией. Она содержит в себе расчетные данные по начислению заработной платы с учетом всех надбавок и удержаний. В конце отмечается итоговая сумма к выплате.
Отпуск без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени
В заполнении документа каждый вариант неявки на работу имеет свое буквенное и кодовое обозначение.
Отпуск без сохранения заработной платы отмечается в двух вариантах:
- в случае, если он был предоставлен по разрешению работодателя, то такой отпуск имеет обозначение буквами ДО или код 16;
- если отпуск предусматривается законодательством, то отмечается он как ОЗ или 17.
Также имеется обозначение для ежегодного отпуска, который не оплачивается работодателем. В этом случае в бланк вносятся значения ДБ или 18. Для правильного заполнения форм Т-12 и Т-13 важно использовать предписанные обозначения. Для этого может быть составлена отдельная инструкция, которая станет регулирующим документом для специалиста. По ней весь порядок внесения данных должен быть регламентирован во избежание путаницы и ошибок.
Форма заполнения табеля учета рабочего времени формы 0504421
Новая форма ОКУД 0504421 — это рекомендации и образцы Минфина для заполнении табеля учета рабочего времени. Актуальный образец данных предписаний утвержден в марте 2015 года и является действующей формой. На ее основании в организации разрабатываются собственные инструкции с учетом специфики компании.
Кроме общих рекомендаций, Приказ Минфина установил и текущие образцы Т-12 и Т-13. Они заменили старые варианты, упростив систему заполнения и сделав ее более сжатой. Также в новый бланк включен перечень условных обозначений, используемых при заполнении.
Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).
Форма Т-12
Форма Т-13
Форма ОКУД 0504421
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.
В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.
Образец заполнения формы ОКУД 0504421
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.
Образец приказа о назначении ответственного
Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год
Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.