Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.
Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ .
Порядок ведения табеля рабочего времени на 2019 год
Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.
Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.
Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2019 год (бланк) можно ниже.
Форма Т-12
Форма Т-13
Правила ведения табеля учета
При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).
Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.
Подробнее об этом читайте в статье « » .
Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно
Программы для ведения учета
Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.
Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.
Сроки хранения табеля учета рабочего времени
|
В каких целях используется документ |
Срок хранения |
|
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли |
Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах |
|
Для первичного бухгалтерского учета |
Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах |
|
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС |
Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов |
|
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда |
Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда |
|
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах |
Предпринимательская деятельность предполагает соблюдение большого количества правил, делегируемых законом. С одной стороны, эти правила касаются взаимоотношений с представителями государственных органов, с другой стороны – с наемными сотрудниками. Для того чтобы объективно оценить труд наемных работников, закон требует от субъектов бизнеса ведение табеля учета рабочего времени (упрощенный бланк представлен ниже). В этих целях разработаны специальные формы. Их заполнение подчиняется определенному порядку.
Табелирование рабочего времени
Табелирование рабочего времени – требование Трудового Кодекса РФ. Оно касается всех субъектов бизнеса, независимо от их формы владения, будь это индивидуальный предприниматель или организация. В компании за ведение табеля рабочего времени работника отвечает отдел кадров или специально назначенное должностное лицо. Индивидуальный предприниматель вправе вести его персонально. Также на практике нанимают отдельного работника – табельщика. Отсутствие данного документа является причиной для наложения административного наказания на руководителя или должностное лицо.
Бланк представляет собой информацию о рабочей активности работников. В нем отражаются сведения о рабочих дней каждого сотрудника, их отсутствие в определенные даты и причины отсутствия. Документ можно вести двумя методами:
- Ежедневное заполнение;
- Внесение информации в случае необходимости. Например, если сотрудник не вышел на работу или опоздал.
Составление табеля учета рабочего времени имеет практическое значение. Сведения, отраженные в нем, учитываются в следующих случаях:
- объективность расчетов при начислении заработной платы;
- способствует соблюдению трудовой дисциплины;
- устанавливает норму рабочего времени по неделям;
- помогает определить объем сверхурочной работы;
- служит показателем деловой активности в праздничные и выходные дни.
Таким образом, бухгалтер использует табель для определения правомерности начисляемой заработной платы, кадровый отдел получает возможность отследить показатели эффективности работника, и, в случае необходимости обосновать взыскания или наоборот, премиальные.
Кроме того, при проверках со стороны инспекции труда, первым делом изучается бланк табеля рабочего времени, упрощенный или типичный.
Относительно формы табеля нет строгих правил. Каждое предприятие вправе применять свой собственный бланк в произвольной форме. Со стороны государства есть лишь рекомендация – бланк, разработанный Госкомстатом РФ. Вести его несложно.
Бюджетные организации используют специально разработанный бланк №0504421. Виды бланков, предназначенных для всех остальных, делятся на два: Т-12 и Т-13.
Т-12 больше полезен бухгалтерии, так как содержит данные, необходимые для начисления заработной платы. Т-13 используется там, где учет рабочего времени ведется на автоматизированных условиях. В таких организациях работники отмечаются путем показа пропусков или введения специальных карточек у входа.
Упрощенный бланк табеля рабочего времени в Экселе можно скачать на нашем сайте (в конце статьи) и использовать в производственных целях.
Учитывая тот факт, что Т-13 используется для автоматизированных систем, изучению подлежит порядок заполнения формы Т-12.
Порядок учета табеля рабочего времени на практике
Информация вносится в несколько зашифрованном виде – с помощью сокращенных буквенных обозначений. Полный список и значение сокращений указано в стандартных бланках.
Заполнение шапки табеля и первых трех граф подразумевает введение следующей информации:
- название компании/ИП;
- отдел;
- данные работников;
- табельные номера работников;
- номер документа во внутреннем документообороте;
- отчетный период;
- обозначения и коды.
Выходные, больничные, пропуски без уважительной причины и неявки отображаются пунктами 4,5,6 и 7. Важно помнить, что каждая отметка в табели должна иметь документ, подтверждающий ее правдивость. Например, если сотрудник не выходил на работу по причине болезни, то для отмеченных дней требуется больничный лист. Если отмечено, что работник в какой-то день отработал сверхурочные, то к этой отметке должен прилагаться приказ руководства.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Для удобства и понятности информации бланк заполняется не подробным описанием, а краткими обозначениями и кодами. Условные обозначения табеля учета рабочего времени расшифруются следующим образом:
- длительность дневной смены – «Я», код обозначения – 01;
- ночная смена будет отражена в виде буквы «Н» и под номером 02;
- трудовая деятельность работника в выходной день или праздник записывается под номером 03 и с пометкой «РП»;
- информация о том, какой объем работы выполнил работник в нерабочее время, отмечается буквой «С» и присваивается код 04;
- если на предприятии практикуется вахтовый рабочий график, то он вносится обозначением «ВМ» под номером 05;
- под номером 06 и с буквой «К» отмечаются командировки;
- в случаях, когда работник отправляется на обучение с целью повышения квалификации, и, при этом освобождается от работы, в бланке ставится знак «ПК» и нумеруется как 07;
- если предыдущий пункт предполагает выезд в другой город, то это пишется как «ПМ» под номером 08;
- когда приходит время отпуска, у каждого сотрудника перед фамилией появляется маркировка «ОТ» с номером 09;
- если работник заслужил дополнительный отпуск, то – «ОД» — 10;
- если работник выполнил государственные обязанности, то необходимо отметить буквой «Г»;
- Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени используют букву «Б» для фиксирования отсутствия работника по беременности;
- время после рождения ребенка и до начала работы – «ОР»;
- расшифровка «ОЖ» в табеле означает уход за ребенком, которому менее 3 лет;
- если работник прогулял рабочее время – «П»;
- расшифровка «НН» в табеле — неявка на работе без детализации причин. Обозначение ставится то до момента выяснения причины, после – код причины;
- если сотрудник предварительно согласовал неявку с руководством, то ставится значок «А»;
- отпуск, предоставляемый в связи с учебой – «ОУ»;
- количество фактически отработанных часов – «Ф».
Для ознакомления с полным вариантом обозначений, рекомендуем скачать простой бланк табеля учета рабочего времени на нашем ресурсе и пользоваться в своих целях.
Есть также альтернативный подход к заполнению бланка. Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени допускает ведение записей без детализации. В таких случаях перед фамилией сотрудника могут быть указаны всего два кода: норма рабочего дня и дни пропусков. Больничные здесь не отображаются. На практике такой метод не поощряется бухгалтерами, так как нехватка информации может породить ошибки при начислении заработной платы.
Разница между бланками работы на месяц: Т-12 и Т-13
Вариативность ведения документооборота порождает вопросы перед должностными лицами. Например, как заполняется табель учета рабочего времени?
Для начала следует еще раз уточнить, что Т-12 отражает посещаемость работников, и он заполняется вручную. Т-13 ведется электронным способом. На практике предпочтительным становится Т-13, так как электронный документ упрощает подсчеты.
Следует учитывать, что метод заполнения бланков не предполагает строгих правил. Но базовая информация должна быть отражена понятным для специалистов способом. Правильным считается подход, при котором бланки заполняются ежедневно, путем проверки каждого работника в списке, а не путем фиксирования отклонений – отметка пропусков и неявок. Это будет максимально объективной информацией.
Когда табель учета рабочего времени заполнен, внизу указываются сведения об ответственном сотруднике. Документ утверждается руководителем или руководителем структурного подразделения, и только затем в него ставится дата заполнения бланка.
Основным документом на основании которого фирма начисляет зарплату своим работникам является табель учета рабочего времени. Как правило, используют унифицированный бланк (можно скачать здесь). Рассмотрим образец его заполнения.
Какие формы можно использовать
В качестве основного документа по учету рабочего времени и начислению заработной платы фирма может использовать:
- унифицированные формы табеля, которые утвердил Госкомстат;
- самостоятельно разработанные формы, которые содержат все реквизиты, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утвержденные в качестве элемента учетной политики.
Воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервис по формирования табеля:
Унифицированная форма табеля учета рабочего времени
Унифицированный бланк табеля учета рабочего времени бывает двух видов:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13).
Фирма вправе выбрать любую форму. Никаких ограничений закон не содержит. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Бланк табеля учета рабочего времени
Незаполненные бланки указанных выше форм выглядят следующим образом:
- Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
- Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени
Способы составления табеля учета рабочего времени
Трудовой кодекс возлагает на компании обязанность по ведению учета рабочего времени своего персонала (ст. 91 ТК РФ). При этом есть два способа составления табеля:
- Регистрация всех явок и неявок на работу.
- Регистрация только отклонений: отпусков, болезней, неявок по другим причинам, работа сверх нормы установленного времени и т. п.
Выбор любого варианта остается на усмотрение работодателя. Он не зависит от продолжительности рабочего времени, который установлен в компании.
Как правило, выбирают тот способ, который удобен специалистам кадровой службы. Например, первый целесообразен при суммированном учете рабочего времени, когда недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие.
Такой порядок регистрации отработанного времени позволяет выявить все переработки или недоработки за учетный период.
Второй способ (регистрация отклонений) удобен при постоянной и известной продолжительности рабочего дня. В этом случае лицо, которое заполняет документ, точно знает количество рабочих часов в каждом рабочем дне. Поэтому удобнее регистрировать только отклонения.
Табель учета рабочего времени заполняет либо бухгалтер либо работник кадровой службы (табельщик). Обычно лицо, ответственное за его оформление, назначает директор компании. Для этого издают приказ, подписанный директором.
Как заполнить табель учёта рабочего времени
При заполнении руководствуются Указаниями по применению и заполнению форм документации по учету труда, которые Госкомстата утвердил постановлением № 1 от 05.01.2004 года. Для учета отработанного времени формы имеют несколько граф и строк:
- Т-12 (графы 4, 6) - две строчки;
- Т-13 (графа 4) - четыре строчки (по 2 на половину одного месяца) и графы 15 и 16.
Верхняя строка любой из этих двух форм нужна для условных обозначений (кодов) рабочего времени. В нижней приводят продолжительность времени, которое было отработано или не отработано (в часах, минутах) по соответствующим кодам. Работодатель вправе увеличить количество граф в табеле для фиксации дополнительных данных по режиму работы. Например, проставить время начала и окончания смены. Это целесообразно, если персонал трудится в условиях, которые отличаются от обычных.
В графах 5 и 7 формы Т-12 в верхних строках указывают количество дней, которые были отработаны. Нижние строки служат для отработанных часов.
При регистрации в табеле неявок (отклонений), которые учитывают в днях (например, дни болезни или отпуска) в верхней строке ставят буквенный код условного обозначения неявки. Нижние графы оставляют пустыми.
В форме Т-12 (раздел 2) указывают сумму оплаты. Кроме того, здесь отражают корреспондирующий счет на который начисляют заработную плату за отработанное время. В большинстве случаев эта счета по учету расходов (20, 26, 44, 91). Аналогичные данные указывают в графе 8 бланка Т-13.
Подготовить табель онлайн бесплатно
Образцы заполнения табеля
Рассмотрим, как заполняют табель учета использования рабочего времени по двум представленным выше формам.
Заполнение формы Т-12:
Заполнение формы Т-13:
Условные обозначения в табеле
Информация в табеле согласно требованиям Госкомстата должна быть закодирована. В таблице ниже представлены коды и их расшифровка.
|
Расшифровка |
Код-буква |
Код-цифра |
|
Продолжительность работы |
||
|
Работа в дневное время |
||
|
Работа в ночное время |
||
|
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
||
|
Сверхурочная работа |
||
|
Работа вахтовым методом |
||
|
Сокращенная продолжительность времени для обучающихся |
||
|
Сокращенная продолжительность времени против нормальной продолжительности |
||
|
Неполное рабочее временя |
||
|
Командировки |
||
|
Командировка |
||
|
Повышение квалификации |
||
|
Повышение квалификации |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от производства |
||
|
Отпуск |
||
|
Ежегодный отпуск (основной) |
||
|
Ежегодный отпуск (дополнительный) |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением (с сохранением зарплаты) |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением (без сохранения зарплаты) |
||
|
Декретный отпуск |
||
|
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет |
||
|
Отпуск за свой счет |
||
|
Отпуск без сохранения зараплаты |
||
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты |
||
|
Время болезни |
||
|
Болезнь при назначении пособия |
||
|
Болезнь без назначения пособия |
||
|
Прогулы, неявки |
||
|
Вынужденный прогул |
||
|
Невыходы на время исполнения гос. обязанностей |
||
|
Неявки по неизвестным причинам |
||
|
Выходные дни |
||
|
Выходные дни и праздники |
||
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
||
|
Дополнительные выходные дни (без зарплаты) |
||
|
Забастовка |
||
|
Забастовка |
||
|
Простой |
||
|
Простой по вине работодателя |
||
|
Простой по причинам, не зависящим от организации и сотрудника |
||
|
Простой по вине работника |
||
|
Приостановка работы при задержке зарплаты |
||
|
Отстранение от работы |
||
|
Отстранение от работы с выплатой пособия |
||
|
Отстранение от работы без выплаты пособия |
||
|
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно |
||
|
Прохождение медико-социальной экспертизы |
||
|
Диспансерное обследование |
||
|
Перерывы для кормления ребенка |
||
Например, кодировка рабочего времени при сдельной оплате труда:
и проставление кодов при предоставлении женщине перерывов на кормление ребенка
Особенности заполнения табеля
На практике встречаются ситуации, когда заполнение табеля имеет особенности. Так, предпраздничный день сокращается на один час. Например, 7 марта по закону 7-часовой рабочий день. Если в табеле стоит 8 часов, то сотрудники последний час работали сверхурочно. Восьмой час должен быть оплачен не менее чем в полуторном размере (ст. 152 ТК РФ). Иначе компанию могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Такой же штраф грозит фирме, если в табеле у отдельных работников в предпраздничный день стоит 8 часов. Например, несовершеннолетних и беременных женщин. Их нельзя привлекать к работе сверхурочно.
Правило про сокращенный предпраздничный день касается всех сотрудников. Даже тех из них, которые работают неполное время. Если работник трудится по 7 часов, то в предпраздничный день в табеле ставят 6.
В табеле по совместителям указывают время, которое отработано фактически. Следует учитывать ограничения, установленные для совместителей. Когда человек занят на основном месте, ежедневная продолжительность его труда по совместительству не может превышать 4 часов. Более 4 часов он может трудиться в те дни, когда не занят по основному месту. Ежемесячная продолжительность рабочего времени совместителей не должна быть больше половины месячной нормы рабочего времени.
Продолжительность отработанного времени совместителей (в часах и минутах) отражают в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во второй и четвертой строках (графа 4) формы № Т-13. Указывать дробные числа не запрещено. Например, если совместитель работает по 3 часа 12 минут, то в табеле можно проставить дробное число – 3,2 часа (3 ч + 12 мин: 60 мин/ч).
в 1С и похожих по функционалу программах можно заполнить табель автоматически.
Практический пример заполнения табеля
Рассмотрим на примере порядок заполнения табеля при суммированном учете рабочего времени.
Пример
Человеку установлен суммированный учет рабочего времени (месяц является учетным периодом) и график 2 через 2 по десять часов в день. В июне график выглядит так:
01-02, 05-06, 09-10… 29-30.06.
Согласно производственному календарю, норма рабочего времени в июне равна 159 часов. График должен быть составлен без превышения данного количества часов. Для этого время работы в некоторые дни сократили до 8-ми 9-ти часов.
С 01 по 07.06 работник находился в командировке. При это не был издан приказ о привлечении к работе в выходной. В командировке человек трудится по графику компании, в которую был направлен. Но при расчете среднего заработка за дни командировки бухгалтер возьмет количество часов согласно плановому графику.
Работник находился в пути к месту командировки и обратно 01 и 07.06. Причем 07 число является для него выходным. Дни нахождения в пути в выходной для целей расчета зарплаты приравнивают к дням работы в выходной. При этом время определяется от момента отправления транспорта, на котором сотрудник выехал, до окончания дня выезда. Согласно примеру - 9 часов.
Остальные дни графика (с 08 по 30.06 включительно) были отработаны в плановом порядке.
Таблица отработанного времени
Норму рабочего времени в июне определили следующим образом. Из 159 рабочих часов (согласно производственному календарю) исключили время, время работы запланированное на период командировки:
159 ч – (10 ч × 4 дн.) = 119 ч.
Количество времени, фактически отработанного после командировки (с 08 по 30.06 включительно) равно 128 часов. Оно меньше 159 часов. Поэтому доплата за сверхурочные часы не полагается. 128 часов оплатят согласно окладу.
Время, которое человек пропусти, находясь в командировке (в том числе дни прибытия и отъезда) равно 49 часов. Из них:
- 40 ч оплатят исходя из среднего заработка;
- 9 ч оплатят как работу в выходной.
Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.
Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:
- вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
- его продолжительность (в часах и днях).
Функции табеля:
- отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
- контроль персонала;
- адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
- доказательство при соответствующих трудовых спорах;
- расчет переработки;
- основание правомерности увольнения вследствие прогула;
- налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
- основа для составления отчетов в контролирующие органы.
Может ли ООО или ИП работать без табеля учета
Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.
Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.
Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).
Как учитывается рабочее время сотрудника
Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.
В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:
- дневное;
- ночное;
- в выходные и праздничные дни;
- сверхурочное;
- вахта;
- повышение квалификации вне производства;
- оплачиваемые отпуска;
- больничные;
- вынужденный прогул;
- забастовка;
- простой и др.
Принципы ведения табеля
Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:
- Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
- В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
- Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
- Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
- При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
- Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.
Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:
- предъявление электронных пропусков-карточек;
- считывание отпечатков пальцев;
- сканирование сетчатки глаза;
- видеофиксация с помощью камер и др.
В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.
Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.
Как часто и кто заполняет табель
Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:
- отдела кадров;
- бухгалтерии;
- начальник структурного подразделения;
- директор;
- любое лицо, назначенное приказом руководства.
В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.
После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Заполнение табеля учета рабочего времени
Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.
Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:
- форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
- форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).
Как заполняется табель по форме Т-13
С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.
Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:
- полное наименование фирмы;
- название структурного подразделения (если их в организации несколько).
Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:
- графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
- графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
- 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.
Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.
Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.
Они заполняются следующим образом:
- графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
- графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
- графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
- графа 7 содержит шифр оплаты труда;
- графа 8 – код бухгалтерского учета;
- графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
- графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
- графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.
Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.
Основные коды для заполнения табеля
Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.
| Вид рабочего времени | Обозначение с помощью буквы | Кодирование цифрой | |
| 1 | Присутствие по стандартному графику | Я | 01 |
| 2 | Работа в неурочное время | Н | 02 |
| 3 | Занятость в выходные и праздничные дни | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочные | C | 05 |
| 5 | Пребывание в командировке | К | 06 |
| 6 | Ежегодный отпуск | ОТ | 09 |
| 7 | Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 11 |
| 9 | Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| 10 | Учебный административный отпуск | УД | 13 |
| 11 | Больничный по беременности и родам (декретный отпуск) | Р | 14 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| 13 | Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства | ДО | 16 |
| 14 | Административный отпуск, предусмотренный законодательно | ОЗ | 17 |
| 15 | Оплачиваемая временная нетрудоспособность | Б | 19 |
| 16 | Нетрудоспособность, не подлежащая оплате | Т | 20 |
| 17 | Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников | ЛЧ | 21 |
| 18 | Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| 19 | Прогул | ПР | 24 |
| 20 | «Короткий» рабочий день, объявленный работодателем | НС | 25 |
| 21 | Выходные дни | В | 26 |
| 22 | Отсутствие по неустановленной причине | НН | 30 |
| 23 | Простой по вине компании | РП | 31 |
| 24 | Простой по вине работника | ВП | 33 |
Как заполнить табель в конкретных ситуациях
Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.
Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.
Сотрудник не появляется на рабочем месте
Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.
Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).
Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть .
Праздничные дни выпали на время отпуска
Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.
Сотрудник заболел во время отпуска
Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.
Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.
Командировка выпала на выходные
Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.
Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.
Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).
- В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
- Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
- В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
- В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
- 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
- В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
- 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов. - В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
- В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
- В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.
Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.
Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.