Кайдзен (Kaizen) – это один из подходов к улучшению работы организации. Этот термин появился в Японии и стал обозначать систему взаимосвязанных действий, приводящих к повышению качества продукции, процессов и системы управления. В современном понимании кайдзен — это система непрерывного улучшения качества, технологий, процессов, корпоративной культуры, производительности труда, надежности, лидерства и других аспектов деятельности компании.
Основной фокус внимания система кайдзен направляет на «качество» персонала, потому что именно от персонала зависит качество выпускаемой продукции и услуг. Эта система вовлекает в процесс улучшения каждого работника – от руководителя самого верхнего звена, до рядового сотрудника.
Каждый сотрудник организации предлагает небольшие улучшения на регулярной основе. Предложения делаются не эпизодически в течении месяца или года, а постоянно. В большинстве своем они не носят глобального характера, а являются незначительными усовершенствованиями. В этом и заключается суть системы кайдзен – большое количество малых, незначительных улучшений приводит к существенному улучшению качества.
Предложения по улучшению, которые вносят сотрудники, могут не ограничиваться какой-то конкретной областью, например, производством или маркетингом. Кайдзен основана на внесение изменений везде, где можно добиться улучшений.
Элементы Кайдзен
В основе системы кайдзен находятся 5 ключевых элементов. Чтобы она могла нормально работать, и быть эффективным инструментом повышения качества, в организации необходимо создать условия для их реализации.
Первый элемент Кайдзен
Командная работа . Все сотрудники должны работать как одна команда для достижения общей цели и желаемого улучшения в работе. Сотрудники всех уровней должны делать все возможное для блага своих коллег и компании. Работа в команде предполагает постоянный обмен информацией, взаимное обучение, своевременное выполнение своих обязанностей и прочее.
Второй элемент Кайдзен
Персональная дисциплина . Дисциплина имеет первостепенное значение для достижения успеха. Кайдзен требует чтобы каждый сотрудник повышал свою самодисциплину во всех аспектах труда – управлении своим временем, качеством исполнения работы, соблюдении требований и регламентов, расходовании материальных и финансовых ресурсов и пр.
Третий элемент Кайдзен
Моральное состояние . Независимо от того, удается компании добиться успеха в реализации изменений или нет, персонал должен стремиться сохранить высокий моральный дух. Высшее руководство должно внедрить в практику работы различные мотивационные инструменты, такие как хорошие условия труда, учет заслуг, система поощрений и вознаграждений, оплачиваемый отпуск, пособия, оплата медицинских услуг, предоставление работникам кредитов и пр.
Четвертый элемент Кайдзен
Кружки качества . Это один из принципиальных элементов системы кайдзен. В организации необходимо организовать работу кружков качества. В состав этих кружков должны входить работники разного уровня. В кружках качества сотрудники имеют возможность обмениваться идеями, навыками, технологиями и другими важными для совместной работы ресурсами. Обмен информацией и взаимодействие в рамках кружков качества позволяет сотрудникам оценивать эффективность своей работы на основе сравнения с работой других, и тем самым пытаться улучшить свою деятельность.
Пятый элемент Кайдзен
Предложения по улучшению . Необходимо дать сотрудникам возможность свободно предлагать улучшения независимо от ранга, занимаемого в системе управления. Предложения сотрудников могут быть любыми, даже абсурдными, и все они должны быть учтены и рассмотрены.
Принципы подхода Кайдзен
Реализация системы кайдзен на практике подразумевает следование основным принципам этой системы:
- организация рабочего места;
- устранение неоправданных потерь;
- стандартизация.
Организация рабочего места
Организация рабочего места – это управление рабочим местом с целью оптимизации деятельности. Кайдзен уделяет этому большое внимание. В японском варианте этот процесс обозначают термином «gemba». Для правильной организации рабочего места применяются соответствующие инструменты управления, которые получили название 5S методология. Сам термин 5S происходит от первых букв японских слов.
В состав действий по методологии 5S входят:
Seiri – необходимо отсортировать то, что не требуется в работе. Для выделения ненужных элементов может применяться специальная маркировка. Если элементы, выделенные маркировкой, не востребованы ни кем при выполнении работы, то они удаляются с рабочего места.
Seiton – необходимо привести в порядок все, что требуется в работе. Эти элементы должны быть в поле зрения. Инструменты и приспособления должны располагаться в тех местах, где их легко обнаружить.
Seiso – рабочее место и все оборудование должно быть чистым. После окончания рабочего дня рабочее место должно быть убрано, а все инструменты и оборудование размещены на своих местах.
Seiketsu – стандартизация первых трех шагов. Эти действия должны стать обычной практикой работы. Когда сотрудники организации увидят улучшения от правильной организации рабочего места необходимо провести с ними тренинг по выполнению этих действий.
Shitsuke – поддержание установившейся практики управления рабочим местом. Необходимо создать систему наблюдения и мониторинга за содержанием организованных и стандартизированных рабочих мест.
Устранение неоправданных потерь
Устранение неоправданных потерь – это процесс поиска и устранения действий в процессах, которые не добавляют ценности. В японском варианте этот процесс называется – «muda». Большинство работ представляют собой последовательность действий, которые преобразуют исходный материал в конечный готовый продукт. Часть этих действий добавляет ценность продукту, а часть нет. Та часть, которая не добавляет ценности является потерями и должна быть устранена.
В системе кайдзен рассматриваются семь видов потерь или семь «muda»:
- Движения – непродуктивные и лишние движения увеличивают время выполнения операций и их сложность.
- Ожидание – излишнее время ожидания исполнения операций приводит к увеличению цикла производства.
- Технология – неправильно организованная технология процессов приводит к несогласованности действий.
- Транспортировка – большие расстояния, перемещение с места на место, подъем и опускание в процессе производства увеличивают непроизводственные затраты.
- Дефекты – на исправление дефектов уходят затраты материалов и труда.
- Запасы – излишние запасы материалов добавляют стоимость к продукции, но не дают ценность.
- Перепроизводство – продукции произведено больше, чем предусмотрено планом.
Стандартизация
Стандартизация – это процесс стандартизации работы. Стандартизация создает основу для стабильной работы, однако стандарты должны быть изменены при изменении как внешнего, так и внутреннего окружения. В системе кайдзен процесс стандартизации не завершается никогда. Стандарты постоянно совершенствуются. Совершенствование стандартов выполняется по циклу PDCA.
Применение Кайдзен
Применение системы кайдзен осуществляется за счет создания и постоянной работы так называемых кайдзен – команд. По задачам, которые они решают, можно выделить 5 основных видов команд:
Постоянные команды – эти команды работают каждый день. В состав команд входят специалисты (рабочие, служащие) выполняющие работы на местах.
Команды по решению возникших проблем – формируются для поиска решений конкретной проблемы в работе. В состав команды входят участники из нескольких постоянных команд. Общее количество участников такой команды составляет, как правило, от шести до восьми человек. После выработки решения, команда расформировывается.
Кросс-функциональные команды – формируются для оценки существующих процессов организации и поиска возможностей по их улучшению. В состав команд входят рядовые специалисты и руководители из различных подразделений.
Команды по реализации решений – формируются для внедрения разработанных улучшений процессов. Эти команды создаются из участников постоянных команд, команд по решению возникших проблем и кросс-функциональных команд.
Малые группы – формируются для разработки, внедрения и применения специфических или новых процессов. В состав команд входят специалисты низового звена (рабочие, исполнители) и руководители подразделений из постоянных команд и команд по решению возникших проблем.
Работа команд (за исключением постоянных) осуществляется в течении кайдзен сессий. Продолжительность кайдзен сессий составляет от 2 до 5 дней. Проведение каждой сессии нацелено на решение какой-либо конкретной бизнес-задачи. Организация работы в рамках кайзен сессии строится по принципу цикла PDCA.
Просмотры: 7 234
Кайдзен (с японского «изменение» и «хорошо») - это японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни. Простыми словами, это постоянное улучшение. Чаще всего кайдзен ассоциируется с , но частично его можно перенести и на область саморазвития, о чем мы отдельно поговорим.
Сама концепция стала очень популярной в Японии в 1950-х годах. А позже благодаря работам Масааки Имаи кайдзен приобрел популярность во всем мире. Некоторые современные исследователи считают его идейным вдохновителем Генри Форда, который в автобиографии писал, что цель производства - постоянно снижать издержки, изобретать новые технологии и при этом снижать цены на товары.
Кайдзен в производстве
История кайдзен началась после Второй мировой войны, когда «Toyota» впервые внедрила цикл качества в производственный процесс. На это частично повлияли гуру американского бизнеса и менеджмента, которые тогда консультировали и работали в Японии. В то время страна восходящего солнца переживала нелегкие времена, ее товары считались низкосортными и не были востребованными. Но через несколько десятилетий ситуация изменилась кардинально. И многие считают, что причина именно во внедрении кайдзен.
Главная суть подхода - постоянное совершенствование процесса производства. Принципы кайдзен:
Улучшать каждый процесс постепенно
Бизнес состоит из разных процессов: производство, бухгалтерия, сервис, отношения с поставщиками. Если не уделять каким-то сферам должного внимания оптимального производственного цикла вы не достигните, так как постоянно будете сталкиваться с проблемами, издержками и убытками в разных областях своего дела. В бизнесе нет мелочей, поэтому улучшать необходимо все.
Для того чтобы улучшить процесс, для начала нужно понять из скольких этапов он состоит. Затем необходимо проанализировать каждый из них и выявить те, которые можно убрать.
Например, вы анализируете один процесс, который состоит из трех этапов:
- Этап А длится 5 минут.
- Этап Б длится 8 минут.
- Этап В длится 10 минут.
В сумме это дает 23 минуты. Можно ли что-то объединить или от чего-то избавиться? Помните, что производство стоит денег, а лишняя минута на вес золота.
Если говорить о производстве, то в нем не должно быть ничего лишнего. Рабочие не должны простаивать без дела (но это не значит, что им нужно давать любую работу, лишь бы не отдыхали), а товар должен сразу сбываться.
Открыто обсуждать проблемы
Бюрократические организации потому и неэффективны, что в них все скрывается, решения принимаются избранными, обсуждения нет, движение информации происходит с задержками, искажениями или не происходит вовсе.
Проблемы есть всегда, поэтому необходимо не скрывать их, а выносить на обсуждение. Улучшения невозможны без поиска решений.
Избавляться от лишних трат
Под тратами понимается:
- Движение : на заводе рабочие делают лишние движения, а материал находится слишком далеко.
- Время : каждый процесс на производстве требует времени. Тот, кто сможет его существенно сократить, получит преимущества.
- Дефекты : чем больше дефектов будет выявлено на ранних стадиях, тем больше времени и денег можно будет сэкономить.
- Перепроизводство : если вы произведете больше товаров, чем нужно, он будет лежать на складах, что приведет к дополнительным тратам.
Принимать идеи от сотрудников
Сотрудники - самая большая ценность. Генри Форд гордо писал о том, как простые рабочие почти каждый день придумывали усовершенствования, благодаря которым завод экономил десятки и даже сотни тысяч долларов. Конечно, при этом они знали, что будут вознаграждены.
Персонал должен быть заинтересован в том, чтобы придумывать улучшения. Но даже сегодня часто это не так. Работники приходят в офис или на завод утром и уходят вечером, эмоционально не вовлекаясь в дела компании, в которой работают.
Поэтому важно создать такую систему, при которой каждый сможет предложить улучшение, даже самое маленькое. При чем не просто предложить, но и получить возможность его реализовать и распространить по всей компании. И получить за это вознаграждение.
Исправлять то, что не работает
Очевидный принцип, которого придерживаются далеко не все. Если подумать, то вы сами наверняка знаете такие случаи, когда на производстве что-то не работает или работает не так, но никому нет до этого никакого дела. В результате время идет, компания учится жить с недостатками, но не устранять их.
Три основных правила, следующих из этого принципа:
- Если вы можете вести бизнес без сломанной вещи, выбросьте ее.
- Если не можете - почините.
- Если вещь может работать лучше - усовершенствуйте ее.
Лень и нежелание становиться лучше - качества людей, которым совсем скоро не будет места в бизнесе.
Быть экономным
Ошибочно полагать, что быть экономным значит экономить на зарплатах своих работников. Это самый неверный способ снизить издержки, который всячески отвергается в кайдзен. Достигается же экономия мелкими улучшения во всех сферах.
Только помните, что новые технологии не решают старые проблемы. Они заменяют их новыми, но еще неизвестными.
Фокусироваться на клиентах
Легко забыть о клиентах, когда так много работы и проблем. Но без фокуса на клиенте, повышения качества, снижения цены бизнес будет обречен.
Создавать рабочие команды
Каждый работник должен быть членом рабочей команды и кружка качества. Такой подход помогает создать ощущение принадлежности к чему-то большему. Но главное - у работников не будет возникать сомнений относительно того, нужно ли придерживаться высокого качества. Они будут воспринимать это по умолчанию.
Стандартизировать
Нужно создавать стандарты качества и придерживаться их. Решения возможных проблем должны быть описаны в специальном документе, чтобы к нему мог обратиться любой желающий. Так вы сможете закрепить достигнутый успех и всегда соответствовать своим стандартам.
Делать выводы, опираясь на факты
Анализируйте происходящее на основании фактов и достоверной информации.
Концепция кайдзен будет неполной, если не упомянуть о . На самом деле, именно оно является основным, а кайдзен - лишь одна из составляющих частей.
Бережливое производство
Бережливое производство - это концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь.
Оно также основано на нескольких принципах.
Непрерывное улучшение
Именно эта концепция и называется кайдзен. Этот принцип является основным в бережливом производстве.
Без постоянного улучшения прогресс будет остановлен: расходы станут расти, цены - подниматься, конкуренты - доминировать.
Суть в том, чтобы непрерывное улучшение было состоянием, которое вы создадите в своей компании. Это не то, что нужно навязывать, и к чему нужно призывать время от времени: подобный принцип должен быть встроен в бизнес по умолчанию.
Уважение к человечеству
Бережливое производство тесно связано с людьми. Многие владельцы компаний считают, что основная цель - заработать как можно больше денег. Однако в долгосрочной перспективе они проигрывают как в финансовом, так и в репутационном плане.
Следует обращать внимание как на своих подчиненных, так и на клиентов и общество в целом. Каждый работник, даже если не признает этого, хочет чувствовать себя значимым. Ему важно понимать, что он вносит вклад, причем не только в развитие компании, но и несет пользу человечеству.
Клиенты же должны чувствовать, что о них заботятся. Обществу важно, чтобы компании разделяли их ценности, заботились о планете и будущем.
Выравненное производство
Основой этого принципа является то, что рабочая нагрузка должна быть одинаковой каждый день. Большинство компаний-производителей находятся во власти своих клиентов, получая заказы. Производство простаивает в ожидании и это ведет к серьезным издержкам и тратам.
Генри Форд неоднократно заявлял, что каждому производителю необходимо избавиться зависимости от заказов. Каким образом? Понижая цены при помощи снижения издержек. Каждый его новый автомобиль обычно стоил дешевле предыдущего. Таким образом, он точно знал, что покупатели найдутся. Только для этого нужно внедрять принципы бережливого производства.
Можно составить прогноз о том, сколько людей купят ваш товар за 100 долларов, основываясь на предыдущем периоде. Но если вы сможете продавать его за 80 долларов, повысив при этом качество, то сможете продавать гораздо больше и в итоге лишь выиграете.
Продукция «точно в срок»
Если вы создаете продукт, которые лежит на складе, это чревато огромными издержками. Если не можете создать продукт из-за того, что поставщик не привез нужные компоненты, результат будет точно таким же.
Вот почему современные компании используют - систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок».
Встроенное качество
Качество должно быть встроено в:
- производственный процесс
- конструкцию деталей
- упаковку
- доставку
Данный принцип позволяет замечать дефекты на ранних стадиях и тут же исправлять их. Что, конечно, ведет к минимизации издержек и непрерывному производству.
Устранение и использование отходов
Одним из основных принципов бережливого производства является ликвидация или использование отходов.
Бережливое производство - это очень широкий термин и раскрыть его полностью в тесных рамках нашей статьи попросту невозможно. Но обязательно надо сказать об инструментах.
Хошин Канри (Hoshin Kanri)
Это совмещение целей компании (стратегии) с планами среднего менеджмента (тактики) и работой, выполняемой на заводе (действиями). Он обеспечивает последовательный прогресс в достижении стратегических целей, устраняет отходы, которые случаются из-за плохой коммуникации.
Андон (Andon)
Это визуальная система обратной связи, которая оповещает всех сотрудников о статусе производства и позволяет операторам прекратить производственный процесс.
Действует как инструмент связи в реальном времени на заводе, который сразу же обращает внимание на проблемы.
Отходы (Waste)
Все, что происходит в процессе производства, что не повышает ценность с точки зрения клиента.
Устранение отходов является основным направлением бережливого производства.
Пока-Йоке (Poka- Yoke)
Обнаружение ошибок и их предотвращение в производственных процессах с целью достижения нулевых дефектов.
Этот инструмент помогает значительно сэкономить, потому что обнаружение дефектов на этапе производства обходится намного дешевле.
Еще одним инструментом бережливого производства является гемба кайдзен, о котором мы скажем отдельно.
Гемба кайдзен
Гемба - это японский термин, буквально означающий «реальное место». В бизнесе это может быть строительная площадка или этаж, на котором происходит производство или где поставщик услуг напрямую взаимодействует с клиентом.
Суть гемба кайдзен заключается в том, чтобы сделать улучшения в гемба (то есть в месте, где происходит реальная работа). Эти усовершенствования окажут большое влияние на организацию.
Пять золотых правил гемба кайдзена:
- Когда возникает проблема, вы должны сначала отправиться на гемба. Это даст четкое представление о проблеме и поможет найти подходящее решение. Японский принцип отличается от американского, где все проблемы решаются, как правило, удаленно.
- Проверьте объекты и найдите возможную причину проблемы. Причины могут быть классифицированы по 5 принципам: человек, машина, материал, методы и измерения.
- Вы должны принять временные меры на месте, чтобы избежать дальнейшего ухудшения.
- Найдите основную причину. Используйте, к примеру, принцип Парето.
- Чтобы проблема не возникла снова, зафиксируйте ее в стандартах и инструкциях.
Внедрение принципов гемба кайдзен на рабочем месте имеет множество преимуществ для компаний. Это не только экономит деньги, но и создает деловую атмосферу, где нет места стрессу и . Проблема решается очень быстро, что также помогает выиграть время.
Детальнее о .
Что такое анти-кайдзен
Анти-кайдзен - токсичное поведение, которое включает в себя все ограничивающие убеждения, которые препятствуют любым улучшениям и прогрессу.
Выделяют 13 убеждений токсичного поведения, которые мешают прогрессу и улучшению. Это касается не только компаний, но и людей. Вот они:
- Лгать себе: выглядеть богатым и успешным, хотя на самом деле это не так.
- Считать себя жертвой обстоятельств: ныть, стенать и обвинять окружающий мир.
- Мыслить в стиле «нет необходимости в улучшениях»: позволять рутине себя засосать, повторяя одни и те же действия.
- Считать, что времени всегда недостаточно: отговорка для того, чтобы не развивать себя или компанию.
- Стремиться реагировать на проблемы, а не предупреждать их: такие люди всегда не успевают сделать работу к дедлайну, получая изрядную долю стресса.
- Отсутствие уверенности в себе и мужества: это, что необходимо для того, чтобы противостоять проблемам, неудачам и ошибкам.
- Страстное желать изменить других, а не себя: такие люди не понимают, что изменение начинается именно с них.
- Считать проблемы чем-то невыносимым, а не средством для извлечения опыта: вместо прогресса они получают стресс и портят себе нервы.
- Не создавать новые идеи: потому что это сложно, болезненно и требует времени.
- Быстро сдаваться: изменения - это очень длительный процесс, поэтому начать, но не закончить = не начинать.
- Решать проблемы при помощи дополнительного администрирования и денег, а не при помощи мозга и творческого мышления.
- Надеяться на лучшие времена, ничего при этом не делая: проблемы сами собой не решатся.
- Слишком быстро принимать решения: не имея достаточной информации, легко ошибиться.
Книги
Тема кайдзена и бережливого руководства очень обширна, поэтому, вполне вероятно, что вы захотите в нее углубиться. Для этого подойдут следующие книги:
- «Моя жизнь, мои достижения» Генри Форд.
- «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний» Масааки Имаи.
- «Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества» Масааки Имаи.
- «5S для рабочих. Как улучшить свое рабочее место» Хироюки Хирано.
- «Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota» Джеффри Лайкер и Дэвид Майер.
- «Шаг за шагом к достижению цели. Метод кайдзен» Роберт Маурер.
- «Дао Toyota. 14 принципов менеджмента ведущей компании мира» Джеффри Лайкер.
- «Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» Джеймс П. Вумек, Дэниел Т. Джонс.
- «Инструменты бережливого производства II. Карманное руководство по практике применения Lean» Майкл Томас Вэйдер.
- «Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте» Юрий Адлер (редактор).
- «Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег» Дон Теппинг, Энн Данн.
Надеемся, этого солидного количества книг хватит, чтобы полностью изучить суть кайдзен и начать воплощать его в своей компании.
Желаем вам удачи!
Эта статья призвана объяснить суть метода кайдзен и принципы его реализации на практике. Для того чтобы стать успешной, организация должна постоянно работать над повышением качества товаров и услуг, управлять ценами и системой поставок. Ужесточение конкуренции побуждает компании совершенствовать свою деятельность, добиваться превосходства над соперниками. Многие менеджеры рассматривают непрерывное оценивание и совершенствование как важный инструмент для развития и поддержания подобных преимуществ, и метод кайдзен представляет собой один из основных такого рода инструментов.
В переводе с японского «кайдзен» означает «улучшение», а точнее «кай» - «изменение», а «дзен» - «хороший» или «в лучшую сторону». «Кайдзен» представляет собой «непрерывное улучшение личной жизни, домашних условий, социальной жизни и рабочей обстановки» (Imai, 1988). На практике это означает непрерывное улучшение, поиск небольших усовершенствований при сокращении непроизводительных затрат времени.
Японский метод кайдзен — это целая философия, которая вдохновляет сотрудников компании на введение усовершенствований. В процесс поиска непрерывных преобразований следует привлекать весь персонал - от менеджеров старшего звена до младших сотрудников. Работники принимают активное участие в этом процессе не только из-за финансового вознаграждения, хотя оно и является частью обязательной программы, но прежде всего они руководствуются творческими порывами по совершенствованию стиля работы и качества продуктов и услуг.
В результате последовательного применения метода кайдзен большое число способов и принципов преобразуются в завершенную систему, основанную на философии усовершенствования. В данном случае под улучшением понимается способ существования, а не просто результат применения отдельных методик. С помощью этой философии формируется моральный облик служащих, представление об авторитетности и самоуважении. Компания оказывается в выигрыше, поскольку мотивация сотрудников повышается, улучшаются финансовые показатели работы компании вследствие повышения эффективности труда. Клиенты получают несомненную выгоду от более качественных товаров или услуг.
Преимущества метода кайзден
- Все функции организации находятся под постоянным контролем
- Оценивается рабочая деятельность служащих, которые лучше справляются со своими повседневными обязанностями
- Улучшается моральный облик сотрудников и повышается заинтересованность в результатах труда.
- Исключаются непроизводительные затраты времени в организации, повышается эффективность и сокращаются расходы
- Улучшается качество продуктов и обслуживание, обеспечивается непрерывный мониторинг
Порядок действий при внедрении метода кайдзен в бизнесе
#1 Составьте представление о методе кайдзен. В соответствии с методикой кайдзен следует учитывать три ключевых момента.
- Непрерывное совершенствование системы гарантирования качества, что позволяет удовлетворять запросы клиентов
- Постоянная работа над улучшением системы управления стоимостью для удержания продукта либо услуги в цене, привлекательной для клиента
- Непрерывное усовершенствование системы доставки для своевременного удовлетворения требований клиентов
Эти положения метода известны, как «КСД» - качество, стоимость, доставка.
#2 Определите корпоративные цели. Для создания в компании атмосферы, присущей кайдзен, необходимо единодушие в среде топ-менеджеров. «Без этого вам лучше вовсе не думать обо все целиком» (Имаи). Метод кайдзен вводится как средство достижения бизнес-целей. Для работы над бизнес-программой компании топ-менеджеры и советники должны руководствоваться результатами . Они должны оценить работу существующих систем и структур в связи с поддержанием межфункциональных целей и планировать необходимые изменения в организации, вести общее планированиеи выполнять контроль, вести практическую деятельность.
Именно высшее руководство устанавливает цели на ближайшие пять лет; с учетом тематики собраний эти цели следует согласовать и обнародовать. Затем представители топ-менеджмента должны продемонстрировать положительное отношение к методу кайдзен как к корпоративной стратегии, свое согласие с принятой идеологией работы компании по достижению функциональных целей в таких областях, как качество продукции и уровень ее стоимости, обеспечение программы ресурсами и озвучивание успехов в преобразованиях.
Метод управления кайдзен часто вводится в организациях как предпосылка обращения к всеобщему управлению качеством (читайте также 14 принципов управления качеством по ). В подобных случаях можно достичь повышения общего уровня качества, таким образом борьба за его улучшение станет частью организационного планирования. При стремлении реализовать идеи кайдзен попробуйте оценить:
- насколько успешной была инициатива по усилению работ над качеством;
- имеется ли всеобщее понимание ключевого значения подобных работ;
- можно ли сделать достоянием гласности полученные усовершенствования;
- что сотрудники думает об уровне качества товаров и услуг.
#3 Планируйте программу кайдзен. Хорошее планирование программы часто делится на три сегмента, три различных уровня: ориентированный на менеджмент, на группу и на сотрудника метод кайдзен.
- В ориентированном на менеджмент методе кайдзен внимание фокусируется на наиболее важных стратегических понятиях, процессах и системах.
- Ориентированный на группу метод кайдзен основывается на активности небольших групп сотрудников, использующих для решения проблем статистические инструменты.
- Ориентированный на сотрудника метод кайдзен базируется на предположении о том, что каждый сотрудник может работать более умело и вносить вклад в процесс усовершенствований.
Каждый сегмент требует особого внимания, если в них применяется различный менеджмент, а сотрудники имеют различные способности.
#4 Распределяйте ресурсы. Представители высшего руководства компании должны указывать общее направление процесса преобразований, проводить менеджмент для реализации программы, вводить обучение для каждого сотрудника. Они должны быть готовы к распределению фондов (как и других ресурсов) для поддержки этого начинания.
#5 Разработайте план обучения персонала. Продумайте требования к уровню подготовки служащих. Минимальные требования метода «кайдзен» заключаются в представлении о непрерывности процесса совершенствования, овладении смежными специальностями и методами решения проблем. Вместе с работниками отдела по повышению квалификации сотрудников либо с консультантом сформируйте план обучения персонала.
#6 Учитывайте мнение сотрудников. Включайте в процесс планирования представителей всех функциональных подразделений и уровней организаций. Метод «кайдзен» вносит изменения в культурную среду компании, расширяет круг служебных обязанностей. У сотрудников формируется чувство собственников, что существенно помогает в процессе преобразований. Проводите рабочие совещания, брифинги, издавайте бюллетени для распространения идей метода кайдзен.
#7 Обращайте пристальное внимание на обучение персонала, совершенствование, основанное на принципах «четырех Р» . Принципы «четырех Р» означают следующее.
Контроль процесса. Менеджмент процессов гарантирует постоянный и уверенный рост эффективности.
- Идентифицируйте варианты и их причины.
- Обращайте внимание на то, что можно изменить.
- Учитывайте случайную вариацию.
- Подготавливайте обзоры по вопросам, связанным с преобразованием процессов, при необходимости используйте широкий диапазон методик по усовершенствованию аналитического и качественного аспектов - блок-схемы, причинно-следственные диаграммы (или диаграммы «рыбьего скелета»), модели процессов, аудит и изучение возможностей процесса.
Идентификация проблемы. Ошибочное представление о причинах разных вариаций процесса может при вести к неправильной идентификации проблем. Используйте широкий диапазон методов (аудит систем качества, анализ рекламаций клиентов, стоимость качественного обучения, оценка качества, анализ целей подразделений, обзоры, составленные по оценкам служащих и клиентов), которые позволят вам верно определить проблему.
Устранение проблем. В процессе работы обращайтесь к инструментарию по решению проблем (диаграммы Парето, причинно-следственные диаграммы, гистограммы, контрольные графики и диаграммы, а также точечные диаграммы). Тестируйте полученные решения для того, чтобы проверить их правильность, предотвратить возникающие проблемы и устранить негативные последствия. После того как данные собраны и получено представление о динамике изменений, примите решение.
Неизменность. Совершенствование должно происходить непрерывно, необходимо контролировать, чтобы изменения и улучшения стали постоянными. Для этого удобно использовать такие процессы, как развертывание политики, обзоры всеобщего управления качеством и усиление работы над повышением качества товаров или услуг. Менеджерам высшего звена нужно регулярно посещать совещания группы по совершенствованию качества, поддерживать атмосферу согласия и поощрять творческую инициативу.
#8 Внедряйте рационализаторские предложения. Привлечение сотрудников является интегральной частью индивидуально ориентированного метода «кайдзен». Схема подачи рационализаторских предложений - отличный способ увеличить вклад служащих. Будьте готовы выслушать все предложения. Оцените усилия сотрудников и предложите поощрения попредварительно согласованным критериям.
Кайдзен – японская система (философия), позволяющая путем маленьких шажков (разбивки больших задач на мелкие составляющие) добиваться целей в личной жизни.
Лао-цзы: «Путь в тысячу ли начинается с первого шага».
Почему нам лень
В сознании многих людей прочно укоренилось убеждение, что любые перемены даются очень сложно, трудно и болезненно, большие цели, вызывают большой страх, поэтому мозг блокирует даже сами мысли о глобальных переменах, не говоря уже о том, чтобы что-то предпринимать.
Однако разработчики и последователи системы кайдзен доказывают обратное. Смысл системы в том, что достаточно каждый день, ступенька за ступенькой, маленькими шажками идти к своей цели.
При этом, вы должны помнить, что хоть ваши шаги малы, но цель серьезна и значительна.
Как это работает
Например, вы хотите выучить иностранный язык, и уже хотите, лет этак пять, да все никак. Времени не хватает. Все верно, нужно же ходить на курсы и посвящать этому минимум по несколько часов в неделю.
В итоге не продвигаетесь к своей цели ни на шаг. Как пользоваться кайдзен в этой ситуации? Запоминайте каждый день, например, по три новых иностранных слова. Только три, не больше. Сколько времени нужно на это? Максимум пять минут, верно? Сколько слов вы будете знать за год? Более 1000 слов! А сколько вы выучили за последние пять лет? Вот в том-то и оно.
Или хотите укрепить мышцы, похудеть, но опять та же проблема – времени на походы в спортзал не хватает. Занимайтесь по 4 минуты день и результаты не заставят себя ждать, есть даже специальная система, кстати, тоже родом из Японии. О ней вы можете прочитать в статье « ».
Иногда достаточно даже в течение одной минуты выполнять определенное действие, чтобы добиться впечатляющих результатов. Первые маленькие шаги заложат основу для формирования стойкой привычки. Когда вы заметите перемены, то испытаете истинное удовольствие от этого.
Основное условие при использовании этой системы – непрерывность! Важно каждый день совершать небольшие шаги.
Алгоритм шагов
- Составьте список дел, которые на ваш взгляд кажутся бесполезными и отнимают много времени;
- Составьте список дел, которые на ваш взгляд полезнее, продуктивнее, нежели дела из первого списка. Добавляйте по одному делу в каждый список;
- Определитесь с делами, которые вы бы хотели внедрить в вашу повседневную жизнь и тем, что для вас на первом месте;
- Задайте себе вопросы, что вы можете сделать, чтобы прийти к своей цели (например, вы хотите заниматься своим развитием и успевать с грудным ребенком, что вы можете сделать для этого?);
- Начните с малого, например, 1 минуту в день посвящайте этому делу (шаги должны быть минимальными, такими, что не составит труда их совершить). Постепенно увеличивайте время и переходите к более активным действиям;
Примеры действий в стиле кайдзен
| Цель | Действие в стиле кайдзен |
| Перестать тратить много денег | Вынимайте один предмет из корзинки, перед тем, как отправится к кассе |
| Заняться спортом | Стойте – да, просто стойте! На беговой дорожке по несколько минут каждое утро. |
| Справляться со стрессом | Раз в день отмечайте, где чувствуете напряжение (шее? плечах?). Сделайте один глубокий вдох. |
| Содержать дом в чистоте | Выделите один угол в доме, поставьте таймер на 5 минут и принимайтесь за уборку. Остановитесь, когда зазвучит сигнал. |
| Больше спать | Отправляйтесь спать на одну минуту раньше вечером или оставайтесь в постели на одну минуту больше утром. |
| Перестать пить много кофе |
Сократите употребление кофе до 1 чашки в день. Пейте в то время, когда больше всего хочется. |
Японцы всегда последовательны. У них считается почетным довести дело до совершенства. Даже если ты дворник, не жалуйся на судьбу, а шлифуй свои навыки. Японцы не меняют места работы в поисках идеального, они могут воплотить свои мечты в реальность где угодно. Всё дело в подходе. И он называется кайдзен.
Почему бы не поучиться у японцев и не попробовать их метод управления? Мы адаптировали информацию так, чтобы вы могли применить знания и за пределами офиса.
Анализируйте свою деятельность, внося изменения в процесс. Таким образом вы будете постоянно улучшать методы своей работы. Это верный путь, потому что цель кайдзен - постоянное совершенствование.
Жизнь
Принцип кайдзен подходит для любой сферы. Например, вы хотите начать вести здоровый образ жизни.
1. Аккуратность
Выделите полчаса, когда вас ничто не будет отвлекать. Сядьте, поделите листочек на две части и запишите в одну колонку всё, что вам мешает, а во вторую то, что помогает.
2. Порядок
Составьте , в которое включите всё полезное: прогулка в обед, скандинавская ходьба в парке, езда на велосипеде. Также вы можете просто сделать список тех вещей, которым вы должны уделить внимание. Например, сформируйте график отказа от вредной пищи и включения в рацион полезных продуктов. Делать это нужно постепенно, иначе организм взбунтуется, требуя дозу простых углеводов, к которой он привык.
3. Чистота
Поддерживать чистоту очень важно, какие бы цели вы ни ставили перед собой. В захламленном помещении человек теряет нужный настрой. К тому же уборку можно превратить в подготовительный этап физической нагрузки. Или сделайте из неё медитативный процесс, когда нужно сосредоточиться исключительно на физических действиях и полностью очистить голову от мыслей.
4. Стандартизирование
А теперь пришло время превратить все изменения в систему. Просто придерживайтесь графика, и он станет основой вашего образа жизни.
5. Дисциплина
Следите за собой и избавляйтесь от тяги к старым привычкам. Поначалу дается нелегко: вокруг столько соблазнов, что удержаться трудно. Совершенствуйтесь, находя новые способы сделать свою реальность лучше.